Casual man with boxesPokud uvažujete, že necháte špinavou práci fulfillmentové firmě, měli byste si projít několik kroků, které Vás připraví na nové postupy práce, které Vás čekají. Fulfillment můžete využívat s velkou automatizací procesů a pak Vám stačí jen např. jednou týdně zkontrolovat v jakém stavu jsou zásilky, skladové zásoby atd.

Pak to bude fungovat bez Vás. A Vy získáte víc času, energie a zaměření na činnosti, které Vám nejvíce zvýší prodejnost. Marketing, PR, psaní článků na blog, vyhledávání nových dodavatelů, analýzy prodejnosti zboží, analýzy návštěvnosti atd.

Berte tyto kroky jako nejčastější otázky řešené každým, kdo začíná s tímto moderním řešením. Pokud Vás napadnou další otázky, klidně se na nás obraťte.

1. Nejprve si založte účet

Registraci proveďte na těchto stránkách. Nejprve si založíte vlastní účet (přístup) vázaný na Váš email. Potvrzením obchodních podmínek se stává Váš účet aktivní.

Pak si založíte Vaší firmu, na kterou  chcete posílat. Na tyto údaje Vám budeme vystavovat faktury. K firmě Vám zřídíme sklad (Hlavní sklad). Mimochodem, můžete mít více skladů. Ke skladu vytvoříme první zdroj objednávek (Ruční objednávky), resp. ručně vkládané objednávky. Vy si pak můžete založit další zdroj např. Váš eshop.

Můžete mít vícero eshopů, které používají jeden sklad nebo můžete mít pro každý eshop vlastní sklad, pokud např. nejsou eshopy v jednom oboru.

Přístup k Vaší firmě a tím i skladům, objednávkám atd. můžete dát i jinému uživateli jednoduchým pozváním. Tak můžete delegovat starosti s některými záležitostmi na své kolegy. V případě potřeby můžete později někomu z Vašich kolegů dát právo „vlastník“, který může spravovat uživatele spojené s firmou. Předáním práva „vlastník“ o něj Vy přijdete.

2. Rozhodněte se jakou dopravu chcete využívat

Využíváte přepravní smlouvy fulfillmentu

Nejjednodušší možností pro Vás je používat již uzavřenou smlouvu, kterou má fulfillmentová firma s dopravcem. Uzavření smlouvy Vám přináší několik výhod.

Ve fulfillmentu sledujeme stav všech zásilek a dáváme Vám přehled, v jakém stavu jsou a to včetně hlídání toku dobírek. Sledujeme každou zásilku až do stavu „Dokončeno“, kdy byly dobírky odeslány na Váš bankovní účet. Pokud se platba za zásilky zasekne u dopravce, my to sami urgujeme, abychom mohli zásilku dokončit.

Navíc můžete několika kliknutími změnit dopravce, kterého používáte, za jiného nebo přidat nový způsob doručení přes výdejní místa jako jsou služby Zásilkovny , Zásilkomatu a podobně. Uzavření smlouvy a zavedení nového dopravce standardně není zcela jednoduché. Uzavření smluv někdy trvá týdny. Tomu se Vy vyhnete.

U některých dopravců získáváte „smluvní cenu“ dopravy, tu máme nastavenu díky objemu zásilek, který odesíláme. Zde můžete ve srovnání s Vaší individuální smlouvou získat velkou úsporu. Nejde to bohužel na všechny dopravy.

V případě používání smlouvy fulfillmentu s dopravci, chodí dobírky na náš dobírkový účet a my je přeposíláme obratem na Váš.

Máte vlastní smlouvu s dopravci

Pokud přesto vyžadujete vlastní smlouvu s dopravcem, pak je potřeba kontaktovat kancelář fulfillmentu a domluvit podmínky smlouvy. Zejména, jaké služby si musíte ve smlouvě domluvit, jaké bude místo podání a jakou číselnou řadu dostanete od dopravce k užívání.

V tomto případě, chodí dobírky rovnou na Váš účet a my nemáme kontrolu nad vyplacenými dobírkami a nemůžeme urgovat dopravce v případě nevyplacení.

3. Připravte si skladové hospodářství

Každé zboží, které máte v nabídce v eshopu musí existovat jako skladová položka. Skladová položka obsahuje několik povinných informací jako PLU (jedinečné indentifikační číslo resp. řetězec), název zboží, DPH zboží, evidenční cena, případně kategorie pro potřeby třídění.

PLU je důležitá informace sloužící pro automatické zapisování objednávek z eshopu. Pokud zboží existuje ve variantách, pak každá varianta musí mít své PLU. Pokud bychom se bavili například o tričku, tak každá kombinace barvy a velikosti musí mít jednoznačné PLU, aby se dalo jednoznačně identifikovat, co si zákazník objednal. My každou tuto kombinaci evidujeme zvlášť.

Důležitá je také evidenční cena, která by měla odpovídat ceně pořízení zboží, tak aby se podle ní dala vypočítat celková hodnota skladu v pořizovacích cenách kvůli pojištění zásob.

4. Naskladněte

Ohlaste alespoň jeden den dopředu, kdy pošlete skladové zásoby do fulfillmentu. Potřebujeme plánovat práci dopředu. Denně totiž pracujeme v nejistotě, kolik zásilek budeme balit. Abychom dokázali objednávky odbavit v den jejich vytvoření, musíme plánovat ostatní činnosti.

Mimo převzetí zásilky se zbožím, ji pak musíme rozbalit, přepočítat, naskladnit fyzicky, vytvořit příjemku a tu zaevidovat. Náročnost je individuální podle počtu skladových položek, počtu naskladňovaných kusů, jejich velikosti a váze atd.

5. Napojte export objednávek z eshopu do systému fulfilmentu

Export objednávek lze provádět automaticky a nebo ručně. Zapsat objednávku do systému je na cca 5 minut. Pokud exportujete do fulfillmentu přímo z eshopu, pak můžete hned po vyplnění košíku, tak jak to děláte např. i do Heureky pro zajištění služby „Ověřeno zákazníky“. Toto se hodí v případě dobírky nebo zásilky zaplacené dopředu kartou. Pokud Vám platí zákazník dopředu na účet, tak export provedete z administrace Vašeho eshopu po přijetí platby.

K napojení eshopu do fulfillmentu je připravený popis, takže to každý programátor zvládne. Důležité je mít pro každé zboží a její variantu individuální PLU.

6. Rozmyslete zda odkážete zákazníky na telefon fulfillmentu pro otázky spojené se zásilkami

Tím, že se nestaráte o balení zásilek a plnění objednávek, můžete dát kontaktní telefon pro otázky odesílání objednávek nám. Nedokážeme zákazníků odpovídat na otázky spojené s kvalitou nebo použitím Vašeho zboží. Dokážeme, ale stornovat objednávku a nebo ji jakkoliv změnit, pokud si to zákazník žádá.

Pozor, pokud posíláte fakturu zákazníkovi sami např. emailem, pak se může lišit odeslaná objednávka od toho, co bylo v původní objednávce. Vybraná dobírka, ale vždy odpovídá zboží odeslané objednávky.

Téměř stejné informace, které dáme zákazníkovi my, můžete zjistit ze systému sami. U každé zásilky najdete i trackovací kód, aby bylo ověřitelné, kde zásilka je.

7. Rozhodněte se, do kterých zemí chcete zasílat zboží

Díky domluveným smlouvám s dopravci máme vyřešené zásobování Slovenska. V budoucnu plánujeme přidání dalších zemí jako je Maďarsko, Rakousku, Německo a Polsko. Vše závisí na poptávce našich zákazníků.

Pokud chcete zasílat také na Slovensko, pak musíte reportovat hodnotu dobírky v místní měně, tj. v EUR. Na Slovensku podáváme přes místního dopravce a dopravu na sběrné místo zajišťujeme sami. Platíte tedy poštovné nebo dopravné v ceně shodné, jako kdybyste v dané zemi sami podávali.

S dalšími zeměmi budeme držet stejný model.

8. Seznamte se s tokem dobírkových peněz

Pokud používáte smlouvy fulfillmentu s dopravci, pak dobírky chodí na náš dobírkový účet a my je obratem posíláme na Váš účet. Odesíláme dobírku každé objednávky zvlášť. Používáme FIO banku a tak nemusíme řešit poplatky za přijatou nebo odeslanou platbu. Pokud budete mít účet také ve FIO bance, dostanete dobírky ve stejný den, kdy je odešleme.

Pokud posíláte na dobírku na Slovensku, dostaneme dobírku na EURový účet ve FIO bance a jsme Vám schopni částky poslat buď na Váš EURový účet nebo na korunový. Záleží, zde se Vám vyplatí držet EUR např. pro nákupy zboží v zahraničí.

9. Jaké služby chcete využívat

Způsoby balení lze domluvit, protože pro někoho jsou lepší krabičky a pro jiného bublinkové obálky. Někdy je potřeba balit s výplní v krabici. Někdo požaduje zasílání faktur v zásilce, někdo si je posílá sám. Někdo chce přibalit informační leták, jiný dárky zdarma. Toto lze individuálně domluvit a nastavit.

Dále si můžete domluvit jak často chcete dělat inventuru skladu. My ji pro Vás uděláme vždy minimálně jednou ročně, jak to nařizuje zákon.

Není toho mnoho, stačí projít tyto kroky, rozhodnout se, jak systém nastavit a můžete posílat.

Tak začněte krokem 1 a zaregistrujte se.